Burza mózgów - narzędzie poszukiwania nowych rozwiązań

1
Minęło już sporo lat od czasu, gdy burza mózgów była postrzegana, jako dobre narzędzie pozyskiwania nowych rozwiązań.

U podstaw tej metody leżą doświadczenia z zakresu psychologii społecznej. Bardzo szybko zostały one podchwycone przez teoretyków metod biznesowych. Szybko okazało się jednak, że wyniki dalekie są od oczekiwanych. Jedynie niewielki odsetek zarządów firm zdecydował się na długofalowe wprowadzenie tej metody do swojego arsenału narzędzi.

Większość entuzjastów z czasem straciła zapał i powszechnie zarzucono tę metodę. Można powiedzieć, że gwoździem do trumny były badania Karua i Williamsa. Badacze ci wysunęli szereg zarzutów pod adresem burzy mózgów. Ich główny zarzut koncentrował się wokół faktu, iż efektywność tej metody jest pozorna. Tak naprawdę, uczestnicy sesji sami wprowadzają się w przekonanie, iż wzrasta ich produktywność. W rzeczywistości burza mózgów powoduje spadek indywidualnej motywacji. Zaś sama metoda napotyka na szereg psychologicznych ograniczeń, których nie brali pod uwagę jej twórcy.

Nie będę tutaj szczegółowo rozważał całej argumentacji panów Karua i Williamsa. Jeśliby przyjąć, iż mieli rację, pisanie na temat burzy mózgów miałoby jedynie wartość pracy historycznej. Wszystkim, którzy jeszcze ją stosują należałoby po prostu zalecić zarzucenie tej techniki. Jednak, jak wykaże ten cykl artykułów, wspomniani badacze tylko po części mieli rację. Ich uwagi są o tyle celne o ile dotyczą tego, jak stosowano wówczas tę metodę. Istotą problemu nie jest fakt, iż metoda jest zła, lecz to, że często była źle wykorzystywana. Nie pierwszy to raz entuzjazm zastąpił wiedzę i rzetelne przygotowania.

Jeśli, będąc osobą odpowiedzialną za pracę zespołu, zbiorę swoich pracowników pewnego dnia w odosobnionym pokoju i poświęcę kilkanaście minut na omówienie techniki burzy mózgów, a następnie wprowadzę ją w praktykę, uzyskam efekt, który będzie w 100% uzasadniał krytykę Karua i Williamsa. Zaobserwuję wszystkie negatywne zjawiska, które opisali. Tak właśnie postępowano niegdyś w wielu firmach. Nic dziwnego, że efekty były mizerne. Można uznać, że tak przeprowadzona burza mózgów jest tylko i wyłącznie stratą czasu.

Jeśli jednak każdy z pracowników, mając pełną świadomość wytyczonego celu, podda się kilkumiesięcznemu indywidualnemu treningowi, po którym nastąpi seria grupowych sesji przygotowawczych, to zespół może zyskać niezwykle wydajne narzędzie pozyskiwania nowych pomysłów.

Nim przejdziemy do szczegółów takiego treningu, trzeba napisać choć trochę o pracy naszego mózgu oraz o naszych kulturowych uwarunkowaniach. Jeśli nie uwzględni się tych wiadomości, nie można zrozumieć jak powinna wyglądać burza mózgów.

Zapewne większość z nas nigdy nie zastanawiała się jak przebiegają nasze procesy myślowe. Używamy mózgu podobnie jak na przykład telewizora. Dziś każdy mówi o zaletach technologii cyfrowej i o jej przewadze nad analogową. Nasz rząd przewiduje całkowite zarzucenie tej ostatniej na rzecz cyfrowej. Czy wszyscy piszący i mówiący o podobnym projekcie wiedzą na czym polega cyfrowe dekodowanie sygnału i czym się różni od analogowego? Nie sądzę.

Siadamy na fotelu i włączamy telewizor. W korzystaniu z niego wcale nie przeszkadza nam fakt, iż większość z nas nie ma pojęcia o setkach układów scalonych, oporników i kondensatorów, które znajdują się wewnątrz. Wszystkie te części tworzą skomplikowane układy, a każdy z tych układów musi bezbłędnie współdziałać z pozostałymi. Efekt widać na ekranie i słychać w głośnikach. W technicznych mankamentach orientują się tylko osoby posiadające odpowiednie wykształcenie.

Podobnie korzystamy z naszego mózgu. W tym wypadku nawet specjaliści nie są w stanie odpowiedzieć precyzyjnie na pytanie, jak działa mózg. Pomijając już całą sferę fizjologiczną, możemy stwierdzić, że mózg pracuje w oparciu o skomplikowane systemy skojarzeń oparte na zdobytej przez lata wiedzy. Już w dzieciństwie budujemy fundamentalne założenia pozwalające przyswajać ogrom wiadomości. Każda nowa informacja jest kojarzona z wcześniejszymi i znajduje swoje miejsce w określonej strukturze pojęć.

Metoda skojarzeń jest bardzo przydatna. Jeśli dowiadujemy się o nowym zwierzęciu, o którym dotychczas nie słyszeliśmy, system skojarzeń zdoła mu szybko przypisać cechy odnoszące się do ogólnego abstrakcyjnego pojęcia: ZWIERZĘ. Teraz wystarczy dowiedzieć się, co odróżnia to konkretne zwierzę od pozostałych i już mamy dostęp do bogactwa nowych informacji, które zostają zindeksowane w systemie skojarzeń.

Gdy słyszymy o jakiejś kobiecie, od razu mamy dostęp do wszystkich informacji zawartych pod ogólnym i abstrakcyjnym pojęciem KOBIETA. Teraz wystarczy do tego dodać szczegółowe informacje związane z tą konkretną kobietą i znowu zasób naszej wiedzy wzrasta bez większego trudu.

Takie operacje zachodzą praktycznie cały czas. Nie jest to bynajmniej jeden system skojarzeń lecz wiele podsystemów, które współpracują ze sobą. Często przetwarzamy różne informacje równolegle. Dzieje się to automatycznie. Do naszej świadomości dociera jedynie wynik końcowy tych operacji. Im większa wiedza, tym więcej systemów skojarzeniowych.

To jednak dopiero początek tego, co trzeba wiedzieć, by móc skutecznie korzystać z burzy mózgów. Teraz trzeba zrozumieć, co stoi u podstaw tego systemu skojarzeń.

W naszych systemach skojarzeń jest również zakodowany sposób, w jaki przedmioty reagują na pewne wydarzenia.

Wiemy z doświadczenia, że upuszczona szklanka spadnie na podłogę i prawdopodobnie się stłucze. Podrzucony do góry kamień także po pewnym czasie spadnie. Nie trzeba być fizykiem, by mieć tego świadomość. Większość z nas nie zastanawia się nad zasadami grawitacji, a mimo to intuicyjnie wiemy jak „zachowa się” dany przedmiot. Psychologowie nazywają to fizyką intuicyjną.

Oczywiście, by dokonać wielkich odkryć z zakresu fizyki, trzeba było zakwestionować to, co podpowiadała fizyka intuicyjna. W przeciwnym wypadku nadal uważalibyśmy, że Ziemia jest płaska a Słońce kręci się wokół niej. Dzięki nauce wiemy, iż jest inaczej, ale w życiu i mowie potocznej nadal odwołujemy się do fizyki intuicyjnej: „Słońce wschodzi”, „Słońce zaszło” - te stwierdzenia sugerują ruch Słońca a nie Ziemi. Trzeba dopiero odwołać się do zdobytej w szkole wiedzy, by uzmysłowić sobie, że jest inaczej. Jak widać, niektóre układy skojarzeniowe naszego mózgu mogą podawać sprzeczne informacje. Często te sprzeczności, właściwie wykorzystane, mogą stać się źródłem kreatywnego myślenia.

Oto inny istotny przykład. Prosty ciąg znaków ŻABA zostaje dzięki zdolności czytania zdekodowany i kojarzymy go z żywym organizmem, który skacze wokół stawów i na bagnach. Jednak Francuzowi może kojarzyć się też inaczej. Będzie przywodził na myśl smaczne potrawy, jakie można z owej żaby przyrządzić. Dla większości Polaków takie kulinarne skojarzenie będzie raczej nieprzyjemne. Uwarunkowania kulturowe tworzą specyficzne dla danej grupy ludzi skojarzenia. Nie zapominajmy również, że w językach dzikich plemion takie słowo jak ŻABA nie istnieje. Jest zbyt abstrakcyjne. Za to bez problemu potrafią rozróżnić kilkanaście lub kilkadziesiąt gatunków żab żyjących w ich otoczeniu. Abstrakcyjne systemy skojarzeniowe są właściwe dla ludzi żyjących w krajach cywilizowanych. Im wyższy poziom wykształcenia i inteligencji, tym więcej operatorów abstrakcyjnych, z których wychodzą szerokie gałęzie skojarzeń.

Jednym z ważniejszych fundamentów naszych systemów skojarzeniowych jest kultura, w której wzrastaliśmy. Często błędnie przypisujemy pewne intencje ludziom z innych kręgów kulturowych. Natomiast jeśli człowiek pozna więcej niż jedną kulturę i stara się zrozumieć bez uprzedzeń inne systemy wartości oraz wzorce życia, jego systemy skojarzeniowe ulegają rozszerzeniu.

Zupełnie inaczej postrzegamy przedmioty a inaczej osoby. Obserwując kogoś zastanawiamy się, co zrobi lub jak się zachowa. Staramy się mimowolnie wczuć w jego myśli i uczucia. Badania wykazały również, że gdy obserwujemy drugą osobę wykonującą jakiś gest, automatycznie wyobrażamy sobie, iż sami robimy dokładnie to samo. Uruchamiają się wówczas te obszary mózgu, które są odpowiedzialne za dany ruch. Widać to dobrze, gdy oglądamy z zaangażowaniem zawody sportowe lub film sensacyjny. Podświadomie napinamy wówczas mięśnie jakbyśmy sami musieli dokonać tego, co robi zawodnik lub bohater filmu.

Im jakaś osoba jest nam bliższa tym bardziej sami odczuwamy ból, który jej dolega. Nawet w stosunku do obcych jesteśmy zdolni do silnej empatii. Zachowanie człowieka w chorobie kojarzymy z własnymi dolegliwościami, które kiedyś nam dokuczały.

Jeszcze inaczej reaguje nasz mózg na coś co uznamy za przydatne narzędzie. To czy coś nadaje się na narzędzie również opiera się na skojarzeniach. Im bardziej kreatywna osoba tym więcej takich skojarzeń. Może ona powiązać pojęcie NARZĘDZIE z wieloma przedmiotami, które komuś innemu nie przyszłyby do głowy. Jednak podstawą tego systemu zawsze pozostaje zdobyta wcześniej wiedza i doświadczenie.

Czasem jednak dokonujemy mimowolnej antropomorfizacji przedmiotów nieożywionych. Jeśli na przykład pójdziemy z dzieckiem na przedstawienie teatrzyku kukiełkowego, to kukiełki będą odbierane jak żywe osoby, które myślą i odczuwają. Podobnie odbiera się bajki nadawane w telewizji. Szmaciana lalka lub zbiór kresek nabierają dla nas cech osoby. Bynajmniej nie dzieje się tak tylko w umysłowości dziecka. Dorosły mimowolnie ulega tej samej iluzji. Nie przeszkadza mu w tym fakt, że wie jak się rzeczy mają naprawdę.

Możemy odczuwać empatię w stosunku do animowanej postaci z bajki lub bohaterów filmu, choć wiemy, że opowiadana historia jest zmyślona. System skojarzeń działa szybciej i sprawniej niż myślenie analityczne. Zwykle w ramach poszukiwania rozrywki zrzekamy się, na czas jej trwania, ścisłego racjonalizmu i pozwalamy porwać się rzece skojarzeń.

Także nasza wyobraźnia i kreatywność jest oparta na systemach skojarzeń. Generalnie człowiekowi bardzo trudno jest wymyślić coś całkowicie nowego. Pozostaje kwestią dyskusyjną, czy jest to w ogóle możliwe. Nowe pomysły bazują zwykle na połączeniu dwóch lub więcej starych rozwiązań. Wystarczy przyjrzeć się dowolnej mitologii i fantastycznym stworom, jakie w niej występują. Pegaz to koń, któremu ludzka wyobraźnia „przypięła” skrzydła. Większość takich stworów to połączenie człowieka z jakimś znanym zwierzęciem lub kilku zwierząt.

Przedstawione przykłady miały zilustrować złożoność układów skojarzeniowych oraz sposoby korzystania z nich. W rzeczywistości jest to tylko kropla w morzu bogactwa powiązań pojęć i przypisywanych im właściwości.

Teraz możemy już przystąpić do ukazania etapów treningu indywidualnego. Jego celem będzie wykształcenie zdolności lepszego korzystania z systemów skojarzeniowych i umiejętności ich czasowego omijania w celu uzyskania ponadprzeciętnej kreatywności indywidualnej, a w dalszej perspektywie także grupowej.

Nim przejdę do szczegółów związanych z indywidualnym treningiem poprzedzającym wdrożenie burzy mózgów, pragnę zwrócić uwagę na jedną rzecz.

Być może niektórym czytelnikom wyda się ona banalna i oczywista, ale zbyt często lekceważy się ten element, bym nie czuł się zobowiązany o nim wspomnieć.

Systemy skojarzeń wspomagają zdobywanie wiedzy, ale także na wiedzy się opierają. Innymi słowy, im większa wiedza, tym więcej takich systemów, większa ich złożoność, a ich praca daje lepsze wyniki. Jeśli zdobyta wiedza dotyczy różnych niezwiązanych ze sobą dziedzin, to skojarzenia mogą być o wiele bardziej interesujące. Z tego powodu należy dbać nie tylko o pogłębianie swojej wiedzy w zakresie dotyczącym naszej pracy zawodowej, ale także w innych. Warto oprócz fachowej literatury czytać także beletrystykę i książki oraz artykuły z innego zakresu, niż ten jaki dotyczy naszej pracy. Niezwykle ważne jest to, by umysł dostawał urozmaiconą pożywkę do analizy. Mało kto jest w stanie być specjalistą w kilku zupełnie odmiennych profesjach, ale pewien poziom wszechstronnego obycia naukowego i kulturalnego jest niezbędny. Bez tego nie ma sensu rozpoczynać eksperymentów z burzą mózgów.

Przejdźmy więc do konkretnych kroków, jakie muszą poprzedzać pracę w grupie. Pierwszy etap treningu indywidualnego polega na uświadamianiu sobie zachodzących automatycznie procesów, o jakich była mowa w poprzednich artykułach. Wybieramy jakiś obiekt do obserwacji i śledzimy ciągi skojarzeń. Nie staramy się jednak na nie wpływać, a tylko je obserwujemy. Można do tego celu wybrać sobie jakieś zdjęcie lub oglądać program w telewizji. Będzie to mniej kłopotliwe niż uporczywa obserwacja żywych osób. Można także skupić się na jakimś przedmiocie. Proces powinien przypominać obserwację rzeki, która leniwie przepływa przez nasz umysł.

Na to ćwiczenia trzeba poświęcić przynajmniej miesiąc. Później również nie należy go zarzucać. Prawdopodobnie będziemy się obawiać tego, iż nie jesteśmy należycie skupieni, a nasze myśli ciągle odbiegają gdzieś na boki. Nie należy się tym przejmować. Właśnie na tym polega to ćwiczenie. Mamy tylko obserwować i podążać za tym, co podpowiadają nam nasze skojarzenia.

Kolejny krok oparty został na metodzie kinezjologii edukacyjnej Denninsona. Wiele z naszych układów skojarzeniowych jest przyblokowana na skutek stresu. Istnieje spore ryzyko, że gdy przystąpimy już do właściwej burzy mózgu, tak bardzo będziemy starali się o nowe pomysły, że uzyskamy efekt odwrotny od zamierzonego. Stres jeszcze bardziej przyblokuje nasz mózg.

Dennison obserwował małe dzieci w trakcie uczenia się. Doszedł do wniosku, że zbyt usilne starania mogą równie skutecznie utrudnić postępy w nauce jak lenistwo. By odblokować przytłumiony stresem mózg zalecał specjalne ćwiczenia. Jego metoda przez długi czas spotykała się z oporem i wątpliwościami. Obecnie została doceniona i jest stosowana zarówno w pedagogice specjalnej jak i w biznesie.

Podstawowym ćwiczeniem są wszelkie ruchy naprzemienne. Na przykład: Unosimy lewą nogę ugiętą w kolanie a jednocześnie dotykamy tego kolana prawą dłonią, potem unosimy prawą nogę i dotykamy kolana lewą dłonią. Jest to ćwiczenie poprawiające synchronizację półkul mózgowych i umożliwiające włączenie ich równocześnie do działania. Jest ono zalecane zwłaszcza osobom nadmiernie skupionym na jednej dziedzinie wiedzy.

Kolejne ćwiczenie polega na powolnym kreśleniu w powietrzu greckiej litery omega, czyli „przewróconej” ósemki. Robimy to najpierw jedną ręką, a potem drugą. Tego typu działanie znacznie poprawia koncentrację.

Skręty szyją pozwalają rozładować napięcie emocjonalne i fizyczne. Należy pamiętać, by ruch wykonywać wolno. Robimy kilka skrętów w kierunku zgodnym z ruchem wskazówek zegara, a następnie w przeciwnym.

Podałem w tym miejscu tylko trzy najprostsze ćwiczenia. Jest ich znacznie więcej, jednak wystarczy jeśli znajdziemy dziennie czas na wykonanie tu opisanych. Najlepiej zrobić sobie z dwie albo trzy kilkuminutowe sesje w ciągu dnia. Osoby bardziej zainteresowane tematem mogą sięgnąć do literatury i wzbogacić repertuar ćwiczeń. Trzeba także pamiętać, że te ćwiczenia nie mają żadnej magicznej mocy. Stanowią tylko pomoc i uzupełnienie całego procesu. Piszę o tym dlatego, że aż nazbyt często spotykałem się z nadużyciami. Prowadzący kursy szybkiego uczenia się lub usprawniające pracę menedżerów sprowadzali wszystko do podobnych ćwiczeń. Tymczasem nie istnieje żadna tajemna receptura, według której można przemienić nieuka w geniusza za pomocą kilku machnięć rękami i nogami. Tego typu praktyki są żałosnym przykładem hochsztaplerki, która tylko utrudnia wdrażanie nowatorskich metod pracy i uczenia się. Ćwiczenia mają sens o tyle o ile wzmagają procesy zainicjowane poprzez lekturę wielu książek i inne tradycyjne sposoby zdobywania wiedzy.

Kolejnym krokiem będą ćwiczenia poprawiające podzielność uwagi, a tym samym aktywizujące jednocześnie więcej systemów skojarzeniowych do równoległych działań. Istnieją co najmniej dwie równoległe teorie na temat podzielności uwagi. Jedna zakłada, że człowiek może skupić uwagę jednocześnie na kilku rzeczach, a druga przeczy temu i uznaje nie tyle podzielność uwagi, co zdolność do jej szybkiego przerzucania z jednego punktu na drugi. Jak dotąd nie doczekaliśmy się rozstrzygającej opinii. Jeśli więc będę pisał o podzielności uwagi, to nie dlatego bym faworyzował pierwszą z tych teorii. Uznajmy, że jest to roboczy termin, pod którym może kryć się zarówno zjawisko podzielności jak i umiejętność szybkiego przerzucania uwagi. W praktyce dokładniejsze rozróżnienie nie jest konieczne. 

W trakcie sesji burzy mózgów trzeba zwracać uwagę na pomysły współpracowników, a jednocześnie podążać za tokiem własnych procesów skojarzeniowych.

Obok własnych, włącza się wówczas ciąg skojarzeń wynikający z rozwiązań podanych przez kogoś innego. To właśnie brak zdolności do łączenia tych dwóch procesów był jednym z podstawowych zarzutów ze strony krytyków tej metody. Podobnie jak w przypadku innych zarzutów, krytyka ta jest zasadna w odniesieniu do osób, które nie przeszły treningu wprowadzającego.

Ćwiczenie na podzielność uwagi wydaje się z pozoru proste. Można je przeprowadzać w następujący sposób. Czytamy jakąś książkę lub artykuł, a jednocześnie przysłuchujemy się audycji radiowej lub programowi telewizyjnemu. Jednak z racji kiepskiej jakości tych programów, która ostatnio ciągle spada, najlepszym rozwiązaniem wydaje się włączenie książki mówionej, czyli tzw. audiobooka. Cała sztuka polega na tym, by skupiać się na czytanej książce i na tej słuchanej. Już po chwili przekonamy się, że jest to bardzo trudne. Tylko nielicznym ludziom udaje się przyswoić treść obu w zadowalającym stopniu.

Dotychczas nie przeprowadzono wystarczającej ilości badań, które mogłyby określić, na ile powyższe ćwiczenie zwiększa możliwości intelektualne. Wiadomo jednak, że po pewnym czasie można zaobserwować znaczną poprawę. Nie należy się zniechęcać początkowymi trudnościami. Dla wielu osób będzie to niezwykle męczące ćwiczenie. Można spodziewać się narastającej irytacji. Dlatego nie warto prowadzić go dłużej jak przez dziesięć minut na dzień. Dopiero po dłuższym okresie ćwiczeń można nieco wydłużyć ten czas.

Dopiero ostatnie ćwiczenie powinno być konkretną symulacją burzy mózgów, tyle że odbytą samodzielnie. Należy wybrać sobie jakiś teoretyczny problem, który chce się rozwiązać. Dla lepszej motywacji może to być problem, z którym aktualnie zmaga się firma. Staramy się najpierw rzetelnie zebrać wszystkie informacje związane z problemem. Najlepiej spisać je na kartce. W drugiej fazie spisujemy spontanicznie wszystkie pomysły, które przyjdą nam do głowy. W wypadku indywidualnej pracy osobiste spisywanie pomysłów jest bardzo ważne. Nie próbujmy przerywać tego ćwiczenia zbyt wcześnie. Pomysłów musi być dużo. Najtrudniejszym elementem będzie wyzbycie sie krytycyzmu. Trzeba wypisywać wszystkie pomysły i skojarzenia, jakie przychodzą do głowy. Nawet jeśli wydają się dość absurdalne. Dopiero później można przystąpić do oceny zebranego materiału i wyodrębnienia najcenniejszych skojarzeń.

Trzeba przeprowadzić przynajmniej trzy samodzielne sesje. Jednak nie częściej jak raz na tydzień. Każda powinna dotyczyć innego problemu. W tym czasie należy też wykonywać wszystkie wcześniej opisane ćwiczenia.

Ludzie w trakcie sesji grupowych zachowują się zupełnie inaczej niż podczas ćwiczeń indywidualnych. Dlatego trzeba nauczyć się właściwie pojętej współpracy, tak by jednocześnie wnosić własny wkład i nie ograniczać innych. Nawet po dobrze przeprowadzonym treningu indywidualnym dla wielu osób grupa pozostanie czynnikiem deprymującym. Dotyczy to zwłaszcza ludzi nieśmiałych. Jednak ci, którzy lubią błyszczeć, też będą mieli problemy z akomodacją do pracy w grupie podczas burzy mózgów.

Psychologia społeczna od lat zajmuje się mechanizmami zachodzącymi w ludzkich grupach. Inni ludzie mogą działać na nas zarówno motywująco jak i zniechęcająco. Z reguły wśród ludzi, których dobrze znamy, zachowujemy się mniej powściągliwie. Nie zawsze będzie to miało pozytywny wpływ na proces burzy mózgów. Chodzi bowiem o to, by połączyć otwartość w wyrażaniu swoich opinii ze skupieniem.

Takie połączenie wymaga dużej dozy profesjonalizmu. Warto we wprowadzeniu do ćwiczeń w grupie wspomnieć o tym, by bardziej zmotywować i ukierunkować uczestników projektu. Uznanie zebranych za profesjonalistów na pewno będzie dobrym bodźcem do intensywniejszej pracy. Każdy ma już za sobą przygotowanie indywidualne, więc będzie zdawał sobie sprawę z trudności jakie stwarza ta metoda. Tu już nie wystarcza wiedza i stosowanie sprawdzonych schematów.

W przeciwieństwie do ostatniego etapu indywidualnego treningu, odradzam na pierwszych sesjach grupowych zajmowanie się konkretnymi problemami firmy. Może wydać się to marnotrawstwem czasu, ale przecież zależy nam na wypracowaniu skutecznego narzędzia, a nie posługiwaniu się niedopracowanym półproduktem.

Proponuję wziąć na warsztat coś co pobudzi kreatywność. Na przykład postawić przed grupą zadanie wykreowania pomysłu na kasowy film kinowy. Ważne, by pomysł był jak najbardziej unikalny. Zebranych należy na pierwszym spotkaniu podzielić na pary. Dobór najlepiej przeprowadzić drogą losowania. Każda para ma piętnaście minut na znalezienie unikalnego pomysłu na film (lub jakiegoś innego – dużo zależy na tym etapie od inwencji samego prowadzącego).

W rzeczywistości nie chodzi wcale o pomysły. Nie na tym etapie. Jednak na razie uczestnicy nie powinni o tym wiedzieć. Wyjaśnienie rzeczywistej roli poszczególnych ćwiczeń powinno nastąpić dopiero na końcu wszystkich sesji grupowych. Chodzi o zrobienie pierwszego kroku w kreatywnej współpracy. Być może wydaje nam się, że nasi pracownicy potrafią już całkiem nieźle współpracować. Trzeba jednak pamiętać, że burza mózgów wymaga współpracy o szczególnym charakterze. Zupełnie innej od tej, z jaką na co dzień spotykamy się w firmach.

Kolejne spotkanie w grupie będzie przebiegało dokładnie tak samo jak poprzednie.

Ważne jest, aby dopilnować, by wszyscy znaleźli się w tych samych parach i pracowali nad udoskonaleniem swojego poprzedniego pomysłu. Dzięki temu będą mogli dostrzec korzyści, jakie daje czas odpoczynku od pracy nad pomysłem, gdy podświadomie układy skojarzeń same podsuwają nowe rozwiązania.

Zapewne różne bodźce wypływające z normalnych życiowych sytuacji oraz z oglądanych w tym czasie programów telewizyjnych i czytanych książek znacznie rozwiną pierwotny pomysł. Oswojenie z nową sytuacją znacznie zredukuje stres i również poprawi wyniki.

Stopniowo należy rozszerzać zakres współpracy. Następne dwa lub trzy spotkania będą miały identyczny przebieg. Modyfikacji ulegną tylko dwa elementy. Teraz w każdej podgrupie roboczej znajdą się trzy osoby. Należy też podać nowy temat pracy, który znowu będzie kontynuowany na kolejnych sesjach.

W ten sposób po czterech do sześciu spotkaniach będziemy już mieli zespół znacznie lepiej przygotowany do współpracy w czasie burzy mózgów. Kolejny etap przygotowań ma na celu zaktywizowanie systemu błyskawicznych skojarzeń w pracy grupowej. Można posłużyć się kilkoma metodami. Podam jedną z nich.

Opiera się ona na dobrze znanej grze w butelkę. Wszyscy powinni usiąść w kręgu. W środku znajduje się butelka, którą prowadzący wprowadza w ruch wirowy. Podaje na początku nowy pomysł, który ma być inspiracją dla skojarzeń. Osoba wskazana przez szyjkę butelki, po jej zatrzymaniu, mówi słowo lub frazę kojarzącą jej się z podanym tematem. Następnie kręci butelką i w ten sposób wybiera się kolejną osobę. W ten sposób mamy już do czynienia z grupowym systemem skojarzeniowym. Ćwiczenie może wydawać się proste lub nawet zabawne, jest jednak niezwykle skuteczne. Takie sesje można również powtórzyć dwa albo trzy razy. Nie należy jednak przesadzać z przedłużaniem poszczególnych etapów, by nie wywołać znużenia lub też nadmiernego rozluźnienia atmosfery.

Mogłoby się wydawać, że skoro został już przeprowadzony trening indywidualny i grupowy, nic nie stoi na przeszkodzie, by wdrożyć burzę mózgów. Jednak świadomość, że jest to proces trudny do przeprowadzenia, jaką już zapewne Czytelnicy zdobyli w czasie lektury tego cyklu, może nasunąć pewne wątpliwości. Będą one całkowicie uzasadnione. Nie na darmo poświęcono tyle uwagi krytyce tej metody.

Najlepszym rozwiązaniem byłby monitoring całej sesji przygotowawczej. Można poprosić o konsultacje kogoś, dla kogo burza mózgów jest normalną praktyką od lat. Nie zawsze jednak uda się znaleźć taką osobę. Innym wyjściem jest wprowadzenie na dodatkową sesję grupową psychologa, który będzie mógł przeanalizować zachowania uczestników i wskazać słabe punkty grupy oraz niewłaściwe zachowanie. Musi to być specjalista nie mający uprzedzeń wobec metody burzy mózgów.

Po takiej sesji psycholog wskaże każdemu błędy jakie popełnia. Ten etap stanowi już ostatnie ogniwo łańcucha przygotowań. Niezależnie od obaw i wątpliwości, nie można ciągnąć przygotowań w nieskończoność. Liczy się przecież czas i wkład jaki grupa ma wnieść w działalność firmy. Zarówno skracanie przygotowań, jak i ich nadmierne wydłużanie, nie przyniosą niczego dobrego.

Nie możemy zakładać, że pierwsze sesje burzy mózgów przyniosą wspaniałe wyniki. W praktyce zdarza się to niezwykle rzadko. Nie należy zrażać się pierwszymi niepowodzeniami. Nie można też ściśle trzymać się teoretycznych wytycznych. Z czasem każda grupa wypracowuje własną dynamikę pracy i dopiero wówczas staje się prężnie działającym zespołem o ponadprzeciętnym potencjale kreatywności.

Nadszedł więc czas na pierwszą burzę mózgów z prawdziwego zdarzenia. Powinno się ją przeprowadzić nie wcześniej i nie później niż dziesięć do kilkunastu dni od zakończenia przygotowań. Jest to czas, w którym uczestnicy mogą zregenerować siły, a jednocześnie nie zapomną jeszcze o nowo nabytych zdolnościach.

Trzeba zebrać cały komplet dokumentacji związanej z problemem, który będzie rozwiązywany w czasie sesji. Kopie dokumentów powinni dostać wszyscy uczestnicy. Muszą mieć kilka dni czasu na przestudiowanie ich i dokładne zapoznanie się z zagadnieniem. Trzeba precyzyjnie wyznaczyć czas i miejsce sesji tak, aby wszyscy mogli sobie zarezerwować ten czas i nie rozpraszała ich świadomość o spotkaniach lub innych czynnościach, które na nich czekają.

Czas trwania sesji powinien być ściśle określony. W trakcie trwania sesji nie należy go skracać ani też wydłużać, nawet wtedy, gdy będzie się wydawało, że dopiero na końcu pojawiają się ciekawe pomysły. Ma to istotne znacznie. Mózg jest najbardziej kreatywny, gdy zostaje zdyscyplinowany ograniczeniami temporalnymi. Przedłużanie sesji skłania raczej do nadmiernego rozluźnienia atmosfery. Optymalny czas to godzina, choć być może wystarczą spotkania czterdziestominutowe. Teorie wskazujące na pracę aż do wyczerpania i znalezienia dobrego rozwiązania nie wydają się zbyt dobre. Cechą charakterystyczną burzy mózgów jest (jak wskazuje sama nazwa) szereg krótkich spięć i wyładowań skojarzeniowych.

Istnieje wiele sposobów przeprowadzania burzy mózgów. Proponuję na początek system dwu-sesyjny. Wydaje się najbardziej wydajny w przypadku nowych grup.

Rozbicie burzy mózgów na dwie sesje może znacznie zwiększyć jej wydajność.

Dzięki dwu lub trzydniowej przerwie między sesjami (przerwa nie powinna być dłuższa) aktywizuje się także podświadome systemy skojarzeń. W czasie, gdy uczestnicy burzy mózgów będą odpoczywali lub zajmowali się innymi czynnościami, ich podświadomość będzie nadal pracowała nad zadanym problemem. Bardzo często można się spotkać ze zjawiskiem, iż nagle po kilku godzinach od zakończenia pracy wpadamy na jakiś dobry pomysł. Czasem projekt jest już zamknięty i nie można wykorzystać tego pomysłu. Warto więc podzielić pracę na dwie sesje i w pełni wykorzystać dobrodziejstwa podświadomej pracy mózgu.

Czas pomiędzy sesjami nazywa się okresem inkubacji. Większość autorów piszących na ten temat, wskazuje na inkubację jako na czas po zakończeniu burzy mózgów. Jednak w przypadku dwu-sesyjnej burzy inkubacja ma miejsce pomiędzy sesjami. W czasie trwania każdej z sesji wszystkie pomysły powinny być zapisywane. Najlepiej, by została do tego wyznaczona osoba, która nie bierze bezpośredniego udziału w pracy. Na końcu sesji lista pomysłów zostaje głośno odczytana. Chodzi o to, by przekonać się, czy zapisujący dobrze zinterpretował myśl autora danego pomysłu. Jeśli autor został źle zrozumiany, to teraz może doprecyzować swój pomysł.

Tuż po sesji cała lista powinna zostać skserowana tak, by każdy z uczestników otrzymał jeden egzemplarz. Zostaje też zobowiązany do noszenia listy wszędzie ze sobą wraz z notatnikiem. Dzięki temu będzie mógł w każdej chwili zerknąć na listę lub zanotować nowe pomysły, które przyjdą mu do głowy. Nie chodzi tu o jakiś wzmożony wysiłek w okresie inkubacji, lecz tylko otwartość na sugestie własnej podświadomości.

Wprawdzie zakłada się, iż burzę mózgów przeprowadza się w zespole ludzi dojrzałych i przygotowanych, lecz w praktyce należy przygotować się na różne zakłócenia. W każdej grupie pojawiają się ludzie nadgorliwi, którzy nadmiarem swoich pomysłów zagłuszają innych lub tacy, którzy mają problem z otwarciem się. Istnieje też obawa wystąpienia krytyki. Wszystkie tego rodzaju przejawy powinien korygować prowadzący spotkanie. Musi w miarę łagodnie, ale także stanowczo wskazywać na właściwy cel podjętej pracy.

Na tym etapie pracy istotne jest unikanie jakiegokolwiek oceniania. Te aspekt podkreśla się nieustannie w teoretycznych opracowaniach na temat burzy mózgów. Początkowo wydaje się to łatwe, ale doświadczenie uczy, że szybko o tym zapominamy. Nawet jeśli oceny nie zostają zwerbalizowane, to mimika może zdradzać dezaprobatę wobec wypowiedzi innych uczestników. Jeśli zaś nie oceniamy innych, to poddajemy nadmiernej krytyce własne skojarzenia, Częściowo powinno to zostać wyeliminowane dzięki etapom przygotowania, ale nie zawsze udaje się w pełni odsunąć od siebie krytyczne podejście. Dlatego każdy powinien czuwać nad własną postawą.

Na początku sesji warto zwrócić uwagę uczestników na samą nazwę tej metody. W czasie burzy występują pioruny. Krótkie i bardzo silne wyładowania elektryczne. Taki charakter powinny mieć przedstawiane pomysły i sposób ich wypowiadania. Nie należy nadmiernie ograniczać swoich wypowiedzi, ale też trzeba się starać, by były maksymalnie zwięzłe.

Cel pracy powinien zostać precyzyjnie określony. Musi jasno wskazywać kierunek poszukiwań, a jednocześnie nie może nadmiernie zawężać inwencji zespołu. Trzeba także pamiętać, że nie liczy się jakość pomysłów, ale jak największa ich ilość. Zwracanie uwagi na tym etapie na jakość oznaczałoby podejście krytyczne już na wstępie, a tego właśnie w burzy mózgów staramy się uniknąć.

Generowanie pomysłów powinno odbywać się spontanicznie i w miarę szybko. O ile zabronione jest krytykowanie przedstawionych przez innych rozwiązań, o tyle modyfikowanie i łączenie ich pomysłów z własnymi jest jak najbardziej wskazane. Na początku będą to może próby niezdarne, ale po pewnym czasie można będzie zaobserwować prawdziwy efekt burzy. Może się nawet zdarzyć, że konieczne będzie wprowadzenie dwóch lub trzech dodatkowych osób zapisujących pomysły.

Nagrywanie sesji na dyktafon jest alternatywą zapisywania na bieżąco, jednak wówczas lista z pomysłami nie będzie dostępna zaraz po zakończeniu sesji. Mimo, iż rozwiązanie to wydaje się znacznym ułatwieniem, to jednak nie jest zalecane. Lepiej w punkcie wyjścia mieć gotowy spis dla każdego uczestnika. Za to, jeśli pomysły będą zapisywane przez kogoś bezpośrednio na komputerze w edytorze tekstowym i od razu drukowane, znacznie ułatwi to pracę. Już ze względu na sam fakt większej estetyki drukowanej listy można przyjąć, że członkowie zespołu będą chętniej do niej zaglądać w wolnych chwilach.

Pozostaje jeszcze kwestia oceny pomysłów i wybrania tych najbardziej przydatnych. Ta praca powinna zostać wykonana pod koniec drugiej sesji burzy mózgów. Dla zapewnienia skuteczności zespołu w dłuższej perspektywie czasu nie należy zapominać o podkreśleniu wspólnego wkładu. Uzyskany wynik jest rezultatem wysiłku całego zespołu. Być może ktoś znalazł najlepsze rozwiązanie, ale inspiracją dla niego były także pomysły współpracowników.

Burza mózgów nie jest metodą łatwą do zastosowania w praktyce. Jednak ci, którzy podjęli się żmudnego procesu wprowadzenia jej z całą świadomością istniejących trudności, mogą się dziś pochwalić ponadprzeciętnymi osiągnięciami. Być może warto na nowo przeanalizować i odkryć dobrodziejstwa związane z tym systemem pracy. Na koniec potrzebna jest tylko jeszcze jedna przestroga. Należy unikać przesady! Przesadą jest stosowanie burzy mózgów przy każdej okazji i uzależnianie od tej metody pracy całej firmy. Jest to tylko jedno z wielu narzędzi. Skuteczne w określonym zakresie i warunkach.

Źródła:

S. P. MORREALE, B. H. SPITZBERG, J. K. BARGE, Komunikacja między ludźmi: motywacja, wiedza i umiejętności, tłum. P. Izdebski, A. Jaworska, D. Kobylińska, PWN Warszawa 2007.

D. J. SKAL, Burza mózgów, tłum. K. Skłamalski, „Expres-Books” Bydgoszcz 1991.

[ 01/03/2011 ]